Le 2 app per aumentare la tua produttività

Il nostro tempo lavoro tende ad espandersi sempre di più, se non adottiamo metodi per controllarlo e gestirlo. Qui la coppia di app che ti dà una mano a gestirlo meglio, ad aumentare la tua produttività e a lavorare in gruppo.

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“Non ho abbastanza tempo!”

Questa probabilmente è la frase che almeno una volta al giorno diciamo. Ma non allarmiamoci, siamo tutti sulla stessa barca. Che tu sia un dipendente o un libero professionista, la gestione delle ore lavorative è una questione da affrontare, pena l’espansione incontrollata del tuo tempo-lavoro secondo la legge di N. Parkinson.

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”

Cyril N. Parkinson

Insomma, se non gestiamo il nostro tempo lavorativo, questo si espanderà fino all’infinito, tipo Universo.
Una tragedia.
Ci sono però due buone notizie:
La prima è che il tempo, anche se così immateriale e sfuggente, si può gestire senza farci schiacciare; la seconda è che ci sono più metodi e più strumenti e che se non ti troverai bene con uno, potrai passare a quello dopo.

TO DO LIST OR NOT TO DO LIST? Questo è il problema!

Dunque, possiamo dire che ci sono due grandi scuole di pensiero: quelle che sono pro liste-cose-da-fare e quelli che sono contro. Quelli che sono pro ovviamente trovano questo strumento facile e veloce, quelli contro, di solito preferiscono avere sott’occhio una disposizione degli impegni che suggerisca il quando e la durata. Insomma, se siete più tipi da calendario o fedelissimi a Trello, dubitiamo che questo post vi possa far cambiare idea, o forse sì?

La to do list più famosa è sicuramente Todoist, app scaricata da 10 milioni di utenti e con un punteggio 4,5 stelle, l’altra è Wunderlist con 5 milioni di download, ma con un punteggio di 4,6 su Google store. Nonostante il punteggio più alto di quest’ultima, noi consigliamo Todoist, perché offre dei vantaggi che Wunderlist dà solo nella versione pro (ed anche qualcuno in più, come l’integrazione con 64 app). Sono app fortemente consigliate per i gruppi di lavoro, mentre se volete avere una lista solo per gli impegni personali, condivisibili anche con altre persone, vi consigliamo Remember the Milk (ce ne sono tante altre, ma il design e il nome azzeccato conquista!).
Funzioni app Todoist
L’icona della dell’app To do list Todoist

Perché scegliere Todoist

Riassumendo, ecco quali sono i punti di forza dell’app:

  •  Cross-Platform: Dettagli sui progetti da svolgere, scadenze, note personali possono essere gestiti su qualunque dispositivo;
  • La versione gratuita di Todoist permette di configurare fino ad 80 progetti e di definire la compartecipazione di un massimo di 5 persone al singolo progetto (quella a pagamento fino a 200 con la partecipazione di 50 persone);
  • Sincronizzazione: Todoist può sincronizzarsi con i calendari di Apple, Google e Outlook. Viene infatti fornito un feed da copiare ed incollare sul tuo calendario per la sincronizzazione;
  • Inoltre, Todoist ha l’integrazione con tantissime altre piattaforme (64 fino ad oggi), come Google Maps, Google Drive e Dropbox (vedi qui l’elenco completo);
  • Evita nome utente e la password: Si può iniziare ad usare da subito l’app grazie all’autenticazione via OAuth, effettuando il login con il proprio account Google o Facebook;
  • Funzionalità di Backup: Il backup dei propri dati viene effettuato automaticamente da Todoist così, se per sbaglio si cancellassero task o progetti si potranno recuperare attingendo dal proprio backup.

La to do list spesso non basta

Una volta iniziato ad utilizzare Todoist, però è possibile che la nostra produttività venga comunque messa in crisi da una serie di distrazioni che non ci fanno “quagliare” in tempi ragionevoli. Insomma, bisogna trovare altri trucchetti per auto-disciplinarsi.
Un’app utilissima è la Flat Tomato (disponibile sull’App Store) o Pomodone (disponibile su Google store e per desktop), e sono app che si integrano perfettamente con Todoist. Sono app che simulano in versione tecnologica la “tecnica del Pomodoro”, tecnica inventata da Francesco Cirillo, sviluppatore ed imprenditore italiano alla fine degli anni ’80.

tecnica del pomodoro
pomodoro timer
Partiamo dal presupposto che “più tempo abbiamo e più ne sprechiamo” (quanti esami abbiamo passato in tempi da record rimanendo increduli?), sembra proprio che se disponiamo di meno tempo, siamo più motivati nel terminare un compito.
Il pomo-timer che abbiamo in cucina e le due app che lo riproducono, simulano questo stato di urgenza per farti rimanere più concentrato e produttivo e non rischiare di essere inconcludente.

La ricetta per essere più produttivi secondo Cirillo

  • Scegli un’attività da completare.
  • Imposta il timer a 25 minuti
  • Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
  • Prenditi una pausa di 5 minuti.
  • Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.
tecnica del pomodoro
Infografica della tecnica del pomodoro

Come puoi notare, si crea un’urgenza: “terminare quel compito entro un determinato lasso di tempo” e ci si accompagna con pause brevi per aiutare la concentrazione. Questo metodo può aiutarti anche per la rendicontazione del tempo speso per i diversi oggetti di lavoro.

Abbiamo scelto di parlarti di questi due strumenti e di citartene qualcuno, ma ce n’è davvero tantissimi!
Tu quale app di Time Management tool usi per lavorare al meglio (e avere più tempo libero)?

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